Một ngày nào đó nhân viên của bạn nghỉ việc. Và đem theo toàn bộ tài liệu, tài nguyên trong quá trình làm việc. Người mới tiếp nhận không biết bắt đầu từ đâu.

Đôi khi bạn muốn tìm lại một tài liệu quan trọng gởi cho khách hàng, nào là zalo, nào là skype, nào là mail.. . Quá nhiều công cụ gởi tài liệu không biết tìm ở đâu? Hoặc mất quá nhiều thời gian để tìm.

Một email tên miền gắn liền với doanh nghiệp của bạn? Tạo sự chuyên nghiệp.

Với những doanh nghiệp tầm trung từ 20-30 nhân viên hoặc nhiều hơn thì chi phí cho email doanh nghiệp không hề nhỏ.

Tất cả đã được giải quyết trong Zoho mail. Cùng matma.com.vn tìm hiểu cực chi tiết nhé.

Công ty Mật Mã ủy quyền của Zoho giải pháp email cho doanh nghiệp.

Nội dung: [hide]

• 1 Zoho Mail là gì?
• 2 Hướng dẫn cách tạo Zoho mail tên miền riêng doanh nghiệp
  • 2.1 Bước 1: Đăng kí Zoho Mail
  • 2.2 Bước 2: Khai báo thông tin
  • 2.3 Bước 3: Xác thực tài khoản
  • 2.4 Bước 4: Tạo tài khoản
  • 2.5 Bước 5: Zoho không nhận được mail
  • 2.6 Bước 6: Tạo thêm email cho tên miền
• 3 Thêm user trong Zoho Mail
  • 3.1 Bước 1: Đăng nhập vào trang quản trị
  • 3.2 Bước 2: Chọn Control Panel
  • 3.3 Bước 3: Chọn User Detail
  • 3.4 Bước 4: Chọn Add User
  • 3.5 Bước 5: Điền các thông tin mail User cần tạo
• 4 Tạo chữ ký trong Zoho Mail
  • 4.1 Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email cần tạo chữ ký
  • 4.2 Bước 2: Chọn mục setting
  • 4.3 Bước 3: Chọn tiếp Signatures
  • 4.4 Bước 4: Nhập nội dung chữ ký bạn cần tạo
• 5 Video hướng dẫn cài đặt email tên miền riêng
• 6 Khắc phục lỗi zoho không nhận được mail
• 7 Hướng dẫn cài đặt email trên Outlook
• 8 Ưu điểm vượt trội của Zoho Mail với các đối thủ khác
  • 8.1 Luôn chuyên nghiệp với email@tenmiencuaban.com
  • 8.2 Lưu trữ email và e-Discovery
  • 8.3 Tích hợp với Zoho CRM
  • 8.4 Bảo mật và an toàn
  • 8.5 Lọc thư rác mạnh mẽ
  • 8.6 Giao diện sử dụng tối giản
  • 8.7 Nhiều tính năng có thể tùy chỉnh
  • 8.8 Ổn định cao
  • 8.9 Chi phí Zoho Mail cực thấp hoặc miễn phí
  • 8.10 Nhiều tính năng cho quản trị viên
  • 8.11 Dễ dàng nâng cấp và mở rộng
  • 8.12 Sử dụng đa thiết bị
  • 8.13 Tích hợp với ứng dụng nâng cao
• 9 Nhược điểm Zoho Mail

Zoho Mail là gì?

Zoho Mail là một dịch vụ email theo tên miền riêng trên nền điện toán đám mây miễn phí, có tính năng hoạt động tương tự như Yahoo hay Gmail.

Khi sử dụng Zoho Mail, người dùng có thể đồng bộ các dữ liệu trên cùng hệ thống như Zoho Docs và Zoho Storage. Tính năng này rất giống với Gmail.

Điểm khác biệt và tạo sự thuận lợi cho người dùng là bạn có thể sử dụng tên miền riêng ngay từ lúc đăng ký và không phải thông qua dịch vụ khác giống như Google App Business.

Điều này càng khiến các doanh nghiệp thêm thích thú khi sử dụng Zoho Mail để tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh của mình.

Zoho Corporation cung cấp giải pháp Zoho Mail có nguồn gốc từ Ấn Độ. Sau nhiều năm họ đã phát triển trên 150 quốc gia như Mỹ, Anh, Nhật, Hàn, Trung Quốc….

Zoho cho biết tính đến 2020 họ có hơn 50 triệu người dùng trên khắp thế giới đang sử dụng một trong các sản phẩm của họ. Hiện tại, Zoho có khoảng 9000 nhân viên trên toàn cầu.

Ngoài bản miễn phí, Zoho còn cung cấp bản tính phí, các bạn có thể tham khảo thêm:

>>Xem thêm: Bảng giá zoho mail cho doanh nghiệp giá chỉ từ 1000 VND/ngày . Zaho mail bao gồm các tính năng: lưu trữ email cho nhiều tên miền, bí danh tên miền, định tuyến email, truy cập ngoại tuyến.

Gọi lại email e Widget và không gian nhà phát triển, Calendar, Tasks, Notes và Bookmarks, truy cập IMAP / POP trong ứng dụng email, tích cực trao đổi, ứng dụng di động cho iOS và Android.

Về lịch thì Zoho có các tính năng như sau:  Lịch chung, Lịch nhóm, Lên lịch hẹn, Đồng bộ lịch, Lịch trên di động và còn rất nhiều tính năng tiện ích khác.

>>Xem thêm: Zoho Mail Free tạo 5 user miễn phí hỗ trợ từ matma.com.vn

Hướng dẫn cách tạo Zoho mail tên miền riêng doanh nghiệp

Bắt đầu các bước tạo email theo tên miền doanh nghiệp một cách chi tiết:

Bước 1: Đăng kí Zoho Mail

Truy cập vào trang chủ của Zoho Mail và đăng kí: Chi tiết tại đây.

Và ấn vào nút Sign Up của phần Free Plan. Hoặc tùy theo nhu cầu mà bạn có thể chọn các gói phù hợp như Standard, Pro, Enterprise

Đăng kí Zoho Mail

Tiếp sau đó, hệ thống sẽ hiển thị một khung để bạn điền Domain (tên miền website hiện tại mà bạn cần tạo email). Bạn điền địa chỉ website của mình vào và chờ xác nhận.

Nhập tên miền Zoho mail

Bước 2: Khai báo thông tin

Ở phần tiếp theo, bạn cần khai báo một số thông tin cần thiết để xác thực và khởi tạo địa chỉ email tên miền riêng Zoho Mail, bao gồm:

• Zoho Mail ID
• Password
• Contact Email (Địa chỉ email khác để liên hệ và xác nhận, có thể điền địa chỉ email chính mà bạn đang sử dụng)
• Word Verification: Nhập mã xác nhận

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn nhấn “Sign Up” để hoàn tất đăng ký.

Bước 3: Xác thực tài khoản

Sau khi đã nhấn Sign Up, hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác thực domain bằng cách hiển thị một bảng thông tin yêu cầu xác nhận. Ở bước này, bạn nhấn vào đường link có tên Proceed to verify domain ownership để bắt đầu xác thực.

Mã xác nhận Zoho Mail

Hệ thống sẽ chuyển bạn tới một trang xác thực, việc của bạn cần làm bây giờ là chỉnh sửa các record DNS trong domain theo đúng yêu cầu của họ.

Hướng dẫn sửa DNS:

Hướng dẫn DNS

Khi sửa xong DNS, bạn có thể đợi tầm 15 phút và quay lại trang xác thực của Zoho Mail, chọn “Verify” để kết thúc.

Bước 4: Tạo tài khoản

Sau khi xác thực domain thành công, hệ thống sẽ yêu cầu bạn tiếp tục tạo tài khoản email. Sau đó một bảng khác hiện ra và cứ ấn Next.

Bạn ấn Next 2 lần sẽ thấy nút Proceed to Point MX, hãy click vào nó để bắt đầu thiết lập lại DNS cho domain vì nếu bỏ qua bước này email của bạn sẽ không thể nhận được email nếu ai đó gửi tới địa chỉ theo tên miền.

Xác thực domain

Sau đó bạn thêm 2 record loại MX vào DNS với thông số như sau:

Thông số thiết lập
Đổi xong thì quay lại trang Zoho, kéo xuống và ấn nút Next, và cứ Next nếu các tùy chọn sau bạn không cần dùng đến. Cuối cùng chọn “Done” để hoàn thành.

Nếu bạn đang sử dụng các record MX cũ, hãy xóa đi hết trước khi thêm record MX của Zoho Mail vào.

Sau đó ấn vào link đăng nhập vào email họ cung cấp cho bạn và bạn sẽ được chuyển đến hòm mail chính của mình.

Bước 5: Zoho không nhận được mail

Ở bước này, bạn có thể dùng các email khác để gửi email test thử về địa chỉ email mà bạn đã tạo xem có lỗi gì không, có chỗ nào cần chỉnh sửa hay không.

Nếu bạn gặp lỗi gửi email từ Zoho nhận được mà không nhận được email người ta gửi cho là do DNS chưa cập nhật đầy đủ. Hãy kiên nhẫn đợi, có thể là mất 1 ngày tùy theo mạng của người gửi email.

Bước 6: Tạo thêm email cho tên miền

Nếu cần tạo thêm email cho tên miền, bạn có thể tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn sau.

• Bạn truy cập vào phần Control Panel ở trên menu
• Truy cập vào phần User Details và ấn Add User

Chỉ cần điền thông tin cho user và bắt đầu tạo, không cần thiết lập gì thêm cho domain.

Lưu ý là hãy giữ các record MX trong domain, nếu xóa đi thì bạn sẽ không thể nhận được email nữa.

Trong quá trình cài đặt có gì khó khăn hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.

Thêm user trong Zoho Mail

Bước 1: Đăng nhập vào trang quản trị

Control Panel (tại đây) với tư cách Admin hoặc Super Admin.

Tài khoản đăng nhập vừa tạo ở trên (Phần đăng ký email)

Bước 2: Chọn Control Panel

Thêm email cho tên miền, bạn hãy tiến hành truy cập vào phần Control Panel tại thanh Menu.

Control Panel

Bước 3: Chọn User Detail

Chọn User Detail

Bước 4: Chọn Add User

Chọn Add User

Bước 5: Điền các thông tin mail User cần tạo

Nhập họ tên, địa chỉ email theo tên miền, mật khẩu. Sau đó chọn Save để lưu lại.

Điền thôn tin

Vậy là bạn đã tạo xong 1 email user mới theo tên miền trên Zoho rồi đấy. Các email khác bạn làm tương tự nhé.

Tạo chữ ký trong Zoho Mail

Cũng giống như những gói mail khác Zoho cho phép bạn tạo chữ kí theo phong cách của riêng mình:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản email cần tạo chữ ký

Bước 2: Chọn mục setting

Tạo chữ kí email

Bước 3: Chọn tiếp Signatures

Rồi nhấn vào mục “Add new signature”.

Khắc phục lỗi không nhận được mail

Bước 4: Nhập nội dung chữ ký bạn cần tạo

>>Bấm xem ngay: dịch vụ tạo email tên miền cho doanh nghiệp hiện nay Zaho mail bao gồm các tính năng: Lưu trữ email cho nhiều tên miền, bí danh tên miền, định tuyến email, truy cập ngoại tuyến….

Video hướng dẫn cài đặt email tên miền riêng

Khắc phục lỗi zoho không nhận được mail

Khắc phục lỗi không nhận được mail

Khi Zoho không nhận được Email, bạn nên kiểm tra các bản ghi trong DNS. Bạn cũng có thể bổ sung các bản ghi MX (thực hiện thủ công) trong MX Entry của Control Panel.

Các bạn chú ý để cài đặt trên OutLook các bạn cần nâng cấp bản trả phí: Bạn có thể tham khảo bảng có phí Zoho mail workplace. Một sô tính năng đặc biệt như: tạo tập tin đính kèm lớn, tự động sao lưu khôi phục email, đặt chỗ tài nguyên lịch, hội họp lên tới 100 người tham gia và nhiều tính năng khác…

Hướng dẫn cài đặt email trên Outlook

Để cài đặt Zoho Mail trên Outlook 2010 bạn thực hiện theo các bước:

Bước 1: Cài đặt Outlook cho máy tính

Bước 2: Vào mục File

Bước 3: Click Info => chọn Add Account

Bước 4: Nhấp vào Manually configure server settings or additional server types tại bảng Add new account

Bước 5: Để mặc định Internal Email

Bước 6: Chọn Next

Bước 7: Điền thông tin yêu cầu trong hộp thoại Add new account

Bước 8: Nhấp vào More settings

Bước 9: Chọn Tab outgoing server

Bước 10: Chọn My outgoing server requires authentication

Bước 11: Chọn Advance và thiết lập các thông số:

• Incoming server: 995
• Outgoing server port: 456
• SSL

Bước 12: Chọn Next để Test account setting => hiển thị cấu hình Completed => hoàn thành

Ưu điểm vượt trội của Zoho Mail với các đối thủ khác

Luôn chuyên nghiệp với email@tenmiencuaban.com

Tạo tên miền cho doanh nghiệp và thiết lập địa chỉ email tùy chỉnh cho người dùng. Địa chỉ email chuyên nghiệp và độc đáo làm tăng tính xác thực và khả năng nhận diện vốn có cho công ty.

Lưu trữ email và e-Discovery

Lưu giữ chứng cứ pháp lý và khám phá điện tử eDiscovery được tích hợp sẵn trong Zoho Mail.

Với Zoho mail chúng ta có thể tạo bản sao dữ liệu của người dùng/ nhóm người dùng/ toàn tổ chức để chuyển về một email chỉ định nhằm lưu trữ và phục vụ rà soát pháp lý khi cần.

Điều này thật sự bổ ích và cần thiết đối với những doanh nghiệp hoạt động có nhiều yếu tố liên quan tới bí quyết hoặc thông tin nhạy cảm hoặc tổ chức có nhân viên thường xuyên ra vào.

Là quản trị viên cấp cao đại diện cho tổ chức, bạn có thể làm như vậy.

Tích hợp với Zoho CRM

Tích hợp Zoho Mail với Zoho CRM quản lý khách hàng tìm năng, đồng thời xem các tương tác email, ghi chú nhiệm vụ liên quan đến khách hàng tìm năng. Ứng dụng hoạt động một cách kì diệu.

>>Bấm xem ngay: Zoho CRM là gì? Một người dùng click vào quảng cáo vào website của bạn chuẩn bị mua hàng. Vì một lý do gì đó mà thoát ra. Zoho CRM giúp hiển thị thôn tin khách hàng, gợi ý khách hàng tìm năng thành khách hàng.

Bảo mật và an toàn

Zoho Mail hoạt động trên mô hình điện toán đám mây được vận hành trên trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp với khả năng bảo mật đẳng cấp thế giới.

Được trang bị nhiều tính năng bảo mật đa lớp như xác thực hai lớp, nhận dạng và cảnh báo rủi ro xâm nhập… giúp cho tài khoản của bạn luôn an toàn và tin cậy.

Zoho Mail cũng được tích hợp các công nghệ tiên tiến để lọc thư rác, chống lừa đảo và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật khắt khe nhất thế giới.

Tất cả những điều này giúp cho người dùng luôn an tâm sử dụng và giảm thiểu rủi ro liên quan tới an ninh và bảo mật.

Lọc thư rác mạnh mẽ

Zoho Mail tích hợp các công cụ lọc thư rác tiên tiến được phát triển bởi hàng nghìn kỹ sư tài năng trong hàng thập kỷ.

Điều này giúp cho hộp thư của bạn luôn sạch sẽ và gọn gàng, bạn không phải đối mặt việc phải nhận hàng tá thư quảng cáo spam mỗi ngày.

Giao diện sử dụng tối giản

Zoho Mail thiết kế giao diện sử dụng tối giản, khoa học và đẹp mắt nhưng không hề thiếu các trải nghiệm của một ứng dụng thư đa năng và hiện đại.

Bất cứ ai dù là chưa quen với việc sử dụng cũng có thể lập tức làm việc ngay với Zoho Mail trong lần truy cập đầu tiên.

Nhiều tính năng có thể tùy chỉnh

Trang cài đặt của Zoho Mail có nhiều tính năng giúp cho người dùng dễ dàng tùy chỉnh một giao diện ưa thích từ nền, màu sắc, font chữ, chữ ký, cách hiển thị bố cục…

Ổn định cao

Rất hiếm khi chúng ta có thể thấy tình trạng gián đoạn của Zoho Mail, bởi vì nó được vận hành trên trung tâm dữ liệu mạnh mẽ của nhà cung cấp và luôn được giám sát.

Chi phí Zoho Mail cực thấp hoặc miễn phí

Cho dù bạn muốn sử dụng Zoho Mail cho mục đích cá nhân hay cho doanh nghiệp, Zoho Mail đều có bản miễn phí dành cho bạn. Zoho cho bạn sử dụng miễn phí 5 user. Với doanh nghiệp nhỏ thì bấy nhiêu đã đủ sử dụng.

Nhiều tính năng cho quản trị viên

Nếu bạn đang sử dụng Zoho Mail cho doanh nghiệp, các tính năng dành cho quản trị viên của Zoh Mail là rất mạnh mẽ để giúp doanh nghiệp của bạn có thể quản lý và kiểm soát hệ thống.

Dễ dàng nâng cấp và mở rộng

Zoho Mail cho doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp lên các gói cao hơn hoặc bổ sung mở rộng khi cần tăng quy mô, chỉ việc mua thêm giấy phép và tăng quy mô nhanh chóng.

Sử dụng đa thiết bị

Zoho Mail cho phép sử dụng trên trình duyệt, tích hợp với phần mềm bên thứ ba hoặc cài đặt trên thiết bị di động, sử dụng nhất quán trên mọi thiết bị.

Tích hợp với ứng dụng nâng cao

Người sở hữu tài khoản Zoho Mail có thể tích hợp với hệ sinh thái hơn 50 ứng dụng doanh nghiệp của Zoho như Marketing, Campaign, CRM, và nhiều hơn nữa. Các ứng dụng tích hợp liền mạch chỉ với vài thao tác nhanh chóng.