CSV là gì?

CSV là một loại định dạng văn bản có chức năng tương tự như excel nhưng đơn giản và có dung lượng nhẹ hơn nhiều.

Ý nghĩa của chữ viết tắt CSV là gì? Nó được ứng dụng như thế nào? Cùng Mắt Bão tìm hiểu nhé!

CSV là một loại định dạng văn bản có chức năng tương tự như excel

CSV viết tắt của Comma Separated Values, được sử dụng để xây dựng hệ thống dữ liệu quy mô nhỏ cũng như thiết lập các bảng tính. Các giá trị trong file CSV được ngăn cách với nhau bởi dấu phẩy.

Cấu tạo của một file CSV là gì?

Cấu tạo của một file CSV tương đối đơn giản

Một file CSV gồm 3 phần:

• Phần đầu tiên: tương ứng với cột đầu tiên trong bảng tính, biểu thị tên của các cột, mỗi cột được ngăn cách với nhau bởi dấu phẩy.
• Phần thứ 2: tương ứng với cột cuối cùng trong bảng tính
• Phần thứ 3: bao gồm các dòng có cấu trúc tương đương nhau, tương ứng với nội dung của các cột giá trị trong bảng tính. Lưu ý, mỗi dòng của văn bản là một dòng giá trị khác nhau trên bảng tính.

Điểm chung giữa Excel và CSV là gì?

File CSV và Excel đều có thể lưu dữ liệu dưới dạng bảng tính

File CSV và Excel có những đặc điểm chung như sau:

• Có thể lưu dữ liệu dưới dạng bảng tính
• Đều có thể mở bằng các phần mềm bảng tính (spreadsheet) như Microsoft Excel, Google Sheets, Polaris Office, LibreOffice,… với các hàm công thức đều được giữ nguyên.

Sự khác nhau giữa CSV và Excel là gì?

Cả CSV và Excel đều là những định dạng văn bản được sử dụng để thiết lập bảng tính nhưng có nhiều điểm khác nhau

Dung lượng

Chỉ với một nội dung như nhau, nhưng file CSV có dung lượng nhẹ hơn rất nhiều so với file excel. Lý do là bởi vì CSV chỉ bao gồm những giá trị đơn giản như số, chữ và các ký tự khác, không khác biệt mấy so với một file văn bản thông thường.

Khả năng lưu trữ

File CSV chỉ lưu trữ các giá trị bao gồm chữ, số và ký tự. Còn file Excel thì đa dạng hơn, có thể lưu trữ cả biểu đồ và hình ảnh.

Tiêu chuẩn hóa

Trong kho dữ liệu, Excel cho phép đặc tả lược đồ chuẩn hóa chi tiết, còn CSV chỉ cho phép thể hiện các lược đồ đơn giản.

Định dạng file

File CSV được lưu dưới định dạng .csv, trong khi file Excel được lưu dưới các định dạng .xls hoặc .xlsx.

Biểu đồ

File CSV không thể chứa được những giá trị nào khác ngoài chữ, số và ký tự, vì thế cũng không thể tạo được biểu đồ với định dạng này. Còn khi làm việc với excel, người dùng có thể thoải mái làm việc với các loại biểu đồ.

Mở và chỉnh sửa nội dung (Phần mềm)

File lưu dưới dạng excel không thể mở hoặc thay đổi nội dung bởi các phần mềm soạn thảo văn bản. Riêng đối với File CSV, người dùng có thể được mở hoặc chỉnh sửa nội dung bởi các trình soạn thảo văn bản như notepad.

Khả năng kết nối

Với các văn bản sử dụng dưới định dạng Excel, người dùng có thể kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài để lấy dữ liệu thông qua tùy chỉnh add-in trong Excel. Đặc biệt, Excel còn có chức năng cho phép rà soát dữ liệu để phục vụ cho mục đích theo dõi và có thêm tính năng nhận xét. Riêng với CSV, những chức năng này đều không được hỗ trợ.

Ứng dụng

Khi sử dụng Excel, người dùng có thể kết nối với các ứng dụng hay nguồn dữ liệu khác từ bên ngoài để lấy dữ liệu trong khi ở CSV không thể thực hiện được chức năng này.

Số lượng dòng

Với Excel, người dùng cần thiết lập 1 thẻ bắt đầu và một thẻ kết thúc với mỗi cột trong từng hàng. Trong khi ở CSV, người dùng chỉ cần viết tiêu đề cột 1 lần là đủ.

Mức độ phổ biến

File Excel chỉ có thể được mở bằng phần mềm Microsoft Excel. Còn file CSV thì phổ biến hơn, có thể dùng được trong bất kỳ phần mềm soạn thảo văn bản nào như notepad, Microsoft Excel, Microsoft Works 9,…

Cách đọc file .CSV

File CSV có thể đọc trong Excel lẫn Notepad

Cách mở một tệp tin CSV bằng Windows Explore

Đây là cách nhanh nhất để mở CSV trong Excel

Khi đã nắm được các đặc điểm của file .CSV là gì, bạn cũng cần biết cách mở, sửa và điều chỉnh file CSV. Trong Windows Explorer, chỉ cần nhấp đúp vào một tệp.csv và mở nó như một bảng tính mới.

Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hoạt động nếu Microsoft Excel được đặt làm chương trình mặc định cho các tệp.csv. Nếu có, bạn sẽ thấy biểu tượng Excel màu xanh quen thuộc hiển thị bên cạnh tên tệp.csv trong Windows Explorer.

Nếu Excel không phải chương trình mặc định, bạn có thể đặt nó như vậy theo cách này:

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp.csv nào trong Windows Explorer và chọn Open with… > Choose default program từ danh sách tùy chọn.
2. Nhấp vào Excel (desktop) trong Recommended Programs, đảm bảo chọn “Always use the selected program to open this kind of file” và nhấp OK.

Cách đọc tệp CSV trong Excel

Bạn có thể mở file .csv bằng Excel qua lệnh Open

• Bước 1: Với Microsoft Excel, chuyển lên trên vào tab File và nhấp vào Open.
• Bước 2: Hộp thoại Open xuất hiện. Hãy chọn Text Files (*.prn, *. Txt, *. Csv) từ danh sách tùy chọn ở góc dưới bên phải.
• Bước 3: Tìm tệp CSV và mở nó bằng cách nhấp đúp.
• Bước 4: Nếu bạn đang mở một file.csv, Excel sẽ mở nó và hiển thị dữ liệu trong một bảng tính mới.

Nếu bạn đã chọn một tập tin văn bản (.txt), Excel sẽ khởi động Import Text Wizard. Để chạy Import Text Wizard, bạn có thể thay đổi đuôi tệp từ.csv sang.txt trước khi mở tệp hoặc nhập CSV sang Excel.

Các điều cần lưu ý khi mở .csv trên Excel là gì?

Mở tệp .CSV trong Excel không thay đổi định dạng tệp. Tệp này sẽ không chuyển đổi tệp tin .CSV của bạn sang tệp.xls hoặc.xlsx của Excel. Tệp sẽ giữ lại phần mở rộng.csv (hoặc.txt) ban đầu.

Nếu dữ liệu của bạn chứa một trong các ký tự hoặc mục dưới đây, hãy sử dụng Import Text Wizard để thay thế:

• Các dấu phân tách khác nhau được sử dụng trong tệp csv.
• Tệp csv chứa các định dạng ngày khác nhau.
• Bạn chuyển đổi số với số không ở trước và muốn giữ số 0 phía trước trong một trang Excel.
• Bạn muốn xem bản xem trước về cách dữ liệu CSV của bạn sẽ được nhập vào Excel.

Tham khảo thêm: CSV là gì? Cách chuyển đổi file .CSV sang Excel .XLV